AZ ELLENŐRZÉSI MUNKA MEGSZERVEZÉSE, LEFOLYTATÁSA
Munkaterv
A vizsgálandó egységeket, a tervezhető, átfogó téma- és célvizsgálatokat, valamint ezek várható időpontját tartalmazza. Idő kell az ellenőrök továbbképzésére, a rendeletek, utasítások, szabályzatok és a szakirodalom tanulmányozására.
Az ellenőrzési munka szakaszai
(1) előkészítés
(2) felkészülés
(3) helyszíni ellenőrzés
(4) írásba foglalás
(5) realizálás
Előkészítés
1. A vizsgálat általános előkészítése, a részletes célok és feladatok meghatározása, ehhez az eszközök, módszerek kiválasztása, az ellenőrzési program kialakítása.
A vizsgálati program összeállításához szükséges infók megszerzése, rendszerezése és a cél érdekében történő súlyozása. Az infók nagyjából az iratanyagok áramlásánál felsorolt anyagokból nyerhetők.
Az ellenőrzési program utasítás jellegű dokumentum, mely mindazon kérdéscsoportokat felsorolja, amelyek megválaszolásával a vizsgálat témája a célnak megfelelően objektíven értékelhető.
A vizsgálati programok típusai:
· kérdésfeltevés mélysége alapján
o irányelv,
o keretprogram,
o vizsgálati program;
· a vizsgálat szervezési módja szerint
o több ágazatra érvényes, egy ágazatra érvényes
o szintenként érvényes, konkrét esetenként érvényes
A vizsgálati program szerkezeti követelményei:
· logikai egység;
· komplexitás és lényegre törő súlyozás;
· kapcsolat az előzetes infókkal, adatokkal.
A vizsgálati program szövegezési követelményei:
· ok-okozati összefüggés kifejezése,
· egyértelmű témabehatárolás,
· stílusbeli elvárások.
A vizsgálati program alaki előírása, felépítése:
· általános vagy bevezető rész ( vizsgálat célja vagy témája, a vizsgált egység, időszak, a vizsgálatra fordítható idő, a vizsgálatban részvevő személyek, a vizsgálatot elrendelő szerv).
· érdemi rész: a konkrét vizsgálati feladatok, szempontok felsorolása: szervezettség, szabályozás, végrehajtás, késedelmek.
· vizsgálatszervezési feladatok: módszer, okmányok, folyamatos megismertetés, összefoglaló jelentés kinek.
· Keltezés, pecsét, jóváhagyó vezetői aláírás, ellenőrök aláírása.
2. Az ellenőrzött egységek, szervezetek kijelölése (szinttől függően)
3. Az ellenőrök között lehetséges s munkamegosztás témánként vagy egységenként
Felkészülés a vizsgálatra
Speciális vagy konkrét ismeretek megszerzése.
· A vizsgálandó körülményekre vonatkozóak (jogszabály, terv, norma)
· A vizsgált feladattal összefüggő szakmai ismeretek (szakirodalom)
· A szervezetre vonatkozó helyi ismeretek (szervezet, terület, környezet)
Az ellenőr megbízólevéllel jár el, melynek tartalma: cégjelzés, sorszám, az ellenőrzésben részvevők neve és beosztása, vizsgálandó egység megnevezése, az ellenőrzés célja, megbízási érvényesség dátuma, kiállítás dátuma, ellenőrzést elrendelő aláírása, bélyegző.
A helyszíni vizsgálat lefolytatása
Megállapítja a tényleges helyzetet, feltárja a kívánt állapottól való eltéréseket.
· a vizsgálat előzetes bejelentése
· az ellenőrök bemutatkozó látogatása,
· a vizsgálat technikai feltételeinek biztosítása (szükséges iratok, hozzáférések, belépési engedélyek biztosítása)
· a vizsgált vállalkozás működési rendjének tanulmányozása, az üzem megtekintése
· ütemterv készítése, az ellenőrök közti munkamegosztás és együttműködés (realizálás módja, határideje)
· a vizsgálat közben tanúsítandó magatartás (kritika, önbírálat, eltéríthetetlen, udvarias segítőkész, türelmes)
· a vizsgálati programban foglaltak végrehajtása
· az okmányok ellenőrzése
o okmányok amelyekből a követelmények ismerhetők meg;
o amelyekből a teljesítések ismerhetők meg - éves beszámoló, közgazdasági elemzések, értékelések, korábbi ellenőrzések eredményei, előző időszakok tényadatai, hasonló vállalkozások adatai;
o segítő okmányok – APEH tájékoztatók, partnerek információi, felügyeleti szervek tapasztalatai, közérdekű bejelentések.}
· adatok körének kiválasztása (általánosítható következtetések legyenek levonhatók) (teljes körű vagy hézagmentes ellenőrzés, egy időszak vagy téma okmányai, próbaszerű ellenőrzés egynemű okmányokban).
· összehasonlítás előfeltétele (tartalmi egyneműség, torzító tényezők: jogi körülmények- termelés-, elszámolás – árak- szervezet változása)
· vizsgálat közbeni tájékoztatás (főleg hibák esetén)
· megállapítások bizonyítása okmányokkal (lásd később)
4. A megállapítások írásba foglalása
· jelentés
· jegyzőkönyv,
· kötetlenebb formák pl.: feljegyzés
A vizsgálati jelentés szerepe és fontossága:
Lehetővé teszi a kritikai értékelést, pontos infókat nyújt, alapot ad intézkedésekre. Elkészítéséért a vizsgálócsoport vezetője felelős, megszövegezésében az összes ellenőr részt vesz, és aláírja, a vizsgálati programon alapul. Fontos a teljesség, következetesség, az objektivitás és a bizonyítottság. Fontos problémák felsorolása.
VIZSGÁLATI JELENTÉS szerkezete:
· BEVEZETŐ RÉSZ: vizsgálat célja, a vizsgált egység neve címe, az ellenőrzés időpontja, az ellenőrzés alá vont időszak, a vizsgálatban részvevő személyek neve, beosztása, a vizsgálatot elrendelő szerv, megbízólevél száma;
· ÉRDEMI RÉSZ: ténymegállapítások, hibákat előidéző okok, következményeik, felelős személyek, megoldási javaslatok,
· BEFEJEZŐ RÉSZ: Készítés időpontja, Ellenőrök aláírása sk, Záradékok: hitelesítési (vezetőtől), megismerési (vezetőtől, hibafelelősöktől), felelősségi (tudomásul vétel + magyarázat) keltezésük, aláírások.
Felelősség megállapítása: minden olyan esetben, amikor szabálysértés volt, vagy gondatlanság, vagy szándékos hiba. Személyre konkretizálva (írásbeli magyarázatot kell adnia elismerésről és okokról.)
A jelentést ismertetni kell és át kell adni.
5. Az ellenőrzés anyagának realizálása, hasznosítása
· A realizálás irányai: jó tapasztalatok megismertetése, terjesztése helyes gazdálkodást akadályozó tényezők feltárása, felelősségre vonás, mint jogi oldal
· A realizálás módja:
o Realizáló levél jelentéssel együtt vagy nélküle (legyen utalás a lényegesnek tartott hiányosság megszűntetésére való kezdeményezésre).
o Realizáló tárgyalás – értekezlet.
o Intézkedési terv (milyen ell alapján, több komolyabb hiba esetén a feladat határidő és a felelősök meghatározásával).
· Utóvizsgálat: milyen gyakorlati lépések történtek
· Szélesebb körben: tipikus hibák közreadása, pozitív jelenségek közzététele