Vállalkozás ellenőrzés, belső ellenőrzési ismeretek, kontrolling

Az ellenőrzés TECHNIKAI eszközei és módszerei

Egymáshoz kapcsolódnak, egymást kiegészítik.

·  személyes megkérdezés (közvetlen is lehet)

Þ      beszélgetés ® egyéni,

®      csoportos (állapot, folyamatos)

Þ      kérdőív

·  közvetett eszközök (okmányok tanulmányozása)

Þ      alaki

Þ      tartalmi

·  közvetlen eszközök: (az ellenőrzés időpontjában a meglevő állapotok és az ellenőr jelenlétében végbemenő folyamatok vizsgálatára alkalmasak)

Þ      mennyiség ® rovancsolás

Þ      minőség ®szemle

   ®kísérlet, mintavétel (helyszínen, intézetben)

KÖZVETLEN ESZKÖZÖK:

Rovancsolás:

A tényleges helyzetet egybevetjük a vállalkozás nyilvántartás szerinti állapotával. A számlálást az ellenőr jelenlétében a dolgozók végzik ® jegyzőkönyv(!)

·            pénztárellenőrzés: célszerű váratlanul közvetlenül nyitáskor vagy záráskor, a már naplózott tételeket le kell bonyolítani a már lebonyolítottakat pedig naplózni az ellenőr jelenlétében, de az ellenőr nem nyúlhat hozzá, a házipénztári keretet nem lépte-e túl. Pénzkészlet, egyéb értékek, még fel nem használt készpénzcsekkek és elszámolási utalványok számbavétele. Külön engedély kell az idegen értékekhez.

·            raktárellenőrzés

Szemle: Az ellenőr a vállalkozás illetékes vezetőjével megfigyel valamilyen állapotot, eseményt vagy folyamatot abból a célból, hogy azt helyesen hajtják-e végre (gazdasági, műszaki, szociális, jogi vagy más követelmények szerint ® közös jegyzőkönyv(!). A megfigyelés a jelenben történik, csak korlátozottan lehet múltbeli eseményekre következtetni. A bizonyítás csak kis tételekben sikeres. Bevonhatók szakértők és minőségvizsgáló intézmények (minőséghiba a készletekre teljes egészében csak bizonyos esetekben lehetséges).

·  Technika: részvevői ellenőrzés esetén nyílt vagy rejtett megfigyelés lehet.

·  Sajátos területek: raktár, munka- és egészségvédelem, tűzrendészet, fogyasztóvédelem.

Mintavétel:

nagyobb tömegű anyag illetve termék minőségét vagy összetételét kell a vizsgálat során megállapítani. Dolgozó végzi, ellenőr jelenlétében (zárt csomagba, esetleg ellenminta is kell). ® mintavételi jegyzőkönyv.

Kísérlet :

a vállalat illetékes vezető állású dolgozója az ellenőr jelenlétében mesterségesen idéz elő valamilyen folyamatot. Utalni illik arra, hogy miért választották az adott módszert.

Személyes megkérdezés:

általában kiegészítő jellegű ellenőrzési eszköz. Csak akkor eredményes, ha világos, hogy mit akarunk tudni, annak érdekében mit kell megkérdezni, kiktől, hogyan, miként lehet ellenőrizni a válaszok helyességét. Szóban vagy írásban. Pontosan megfogalmazott kérdések adott sorrendben. Kérdőívnél: fontos a cél meghat, előkészítés, megkérdezettek kiválasztása, terjesztés módja, feldolgozás. A kérdőív kérdéseit témakörönként kell csoportosítani, kontroll kérdés lehet, de kerülni kell az ismétlést. Nyílt, zárt és feleletválasztós (nyílt és zárt) kérdésforma.

KÖZVETETT ESZKÖZÖK:

Okmányokon a gazdasági események és folyamatok igazolására kiállított bizonylatokat értjük, amelyeken keresztül az ellenőrök közvetetten észlelik a tényeket.

Okmányok fajtái:

·  kiállítás helye szerint: külső-, belső bizonylatok

·  rendeltetése szerint: más szervezetekkel kapcsolatos, saját dolgozóval kapcsolatos, belső gazdasági folyamatok.

·  fokozatok szerint: alapbizonylatok (elsődleges feljegyzés), tovább-feldolgozási bizonylatok (összeállítás).

·  tartalmuk szerint: ügyviteli munkafolyamatok bizonylatai (teljes folyamatok) és ügyviteli munkaterületek bizonylatai.

·  kezelési előírások szerint: szigorú számadású nyomtatványok és a nem szigorúak.

Az iratanyag haladási iránya

(1)     Az ellenőrzendő szerv anyagai:

Belső szabályzatok, belső utasítások, tervek, programok, bizonylatok, nyilvántartások, főkönyvi számlák, analitikus nyilvántartási számlák, naplók, felmérések tanulmányok, belső ellenőrzési anyag, egyéb iratok.

jelentések, beszámolók, levelezés

(2)     Irányító és ellenőrző szervek:

Jogszabályok, közgazdasági szabályozók, elvárások, utasítások, ellenőrzési anyagok.

(3)     Jelentések, beszámolók, levelezés

(4)     Más gazdálkodó szervek, lakosság

Megrendelések, szerződések, levelezés.

(4) Û ( 1 ) Þ (3) Þ (2) Þ (1)

Okmányok hitelessége:

Az okmány hiteles, ha az okmány kiállításánál megtartották az alaki előírásokat, olyan személyek írták alá, akik erre az ügyrend szerint jogosultak, az okmányokban nincsenek bizonytalan eredetű, vagy tartalmú javítások.

Ha a fenti szabályok megsértését észleljük, akkor meg kell győződni a találkozó ellenőrzés során arról is, hogy a hibák nem állnak-e összefüggésben azzal, hogy az okmány nem a valóságot tükrözi.